SharePoint Domain/URL umbenennen

Nicht immer ist der SharePoint Online Domain Name, wie man ihn sich wünscht. Dies kann sein, weil bei der Erstellung des Microsoft 365 Tenants ein Fantasie-Name verwendet wurde oder die Organisation in der Zwischenzeit einen neuen Namen trägt. Lange war das Umbenennen dieser SharePoint Domain nicht möglich. Die Privat Preview ist bereits im Frühling (2021) gestartet, war aber limitiert. Nun ist das Umbenenne in der öffentlichen Preview zugänglich. Darum habe ich mich entschieden, meinen initialen, unpassenden Namen zu ändern und habe mein Vorgehen und Erfahrungen hier dokumentiert.

Table of Contents

• onMicrosoft Domain hinzufügen
• SharePoint Domain über Azure AD umbenennen
• SharePoint Domain mit PowerShell umbenennen
• Mögliche Probleme
• Erkenntnisse

onMicrosoft Domain hinzufügen

Als erstes musst du eine neue onMicrosoft im Azure AD hinzufügen, um das Präfix dieser später als SharePoint Sub-Domain zu verwenden. Dazu navigieren wir mit dem Link https://aka.ms/SPORenameAddDomain im Azure AD in die Custom domain names.

Achtung: Mit diesem Link soll es in Zukunft möglich sein, den Domainname ohne PowerShell anzupassen.

• Hier fügen wir die gewünschte neue Domain hinzu und erhalten gleich das Feedback, ob diese auch noch verfügbar ist:

SharePoint Domain über Azure AD umbenennen

• Ist die Domain hinzugefügt, öffnen wir diese.
• Hier wird der Link Configure initial domain angezeigt. Dazu zwingend über den oben erwähnten Link navigieren.

• In meinem Fall hat das aber leider noch nicht funktioniert.

SharePoint Domain mit PowerShell umbenennen

Mit PowerShell können wir die Domain relativ einfach umbenenne. Vorausgesetzt ist das SharePoint Online Modul, welches mit dem Kommando
Install-Module –Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
installiert werden kann.

Der Auftrag muss mindesten 24h nach dem Erstellen beginnt und darf maximal 30 Tagen in der Zukunft liegt.

• Folgenden Befehle setzte ich in meinem Fall ab:
  (Die Zeitzone ist dabei UTC)

Connect-SPOService -url https://xxxxxxx-admin.sharepoint.com/
Start-SPOTenantRename -DomainName scloudwork -ScheduledDateTime 2021-12-18T23:00Code language: PowerShell (powershell)

• Den Status des Renaming können wir mit
  Get-SPOTenantRenameStatus
  überprüfen:

Mögliche Probleme

Microsoft stellt in Ihren Doc's die möglichen Einschränkungen, aufgeteilt in die Kategorien "Low impact", "Medium impact" und "High impact", zur Verfügung.
SharePoint Domain rename - Limitations

In meinem Test hat das meiste ohne Problem und Benutzerreklamationen (Familie arbeitet im Tenant) geklappt. Bei mir selbst sind lediglich drei Punkte aufgetaucht, welche einen Einfluss auf Supportaufwände haben können.

1. Power BI Datasets (SharePoint Lists) können nicht mehr synchronisiert werden.
   Lösung: Verbindung mit Power BI Desktop aktualisieren, der Abgleich findet automatisch statt.
2. Zuletzt geöffnete Elemente (Lists, SharePoint, OneNote) funktionieren nicht mehr und müssen einmalig über die neue URL geöffnet werden.
3. OneDrive Verknüpfungen vom SharePoint funktionieren auf den Mobile Devices auch nach 72h nicht.
   Nachstehend die Fehlermeldungen. Lösen konnte ich das Problem, in dem ich die Verknüpfung gelöscht und neuhinzugefügt habe. (In Windows funktioniert es normal.)

Der OneDrive Sync Admin Report erlaubt es, mögliche Problem bei den Benutzern zentral zu überwachten. In meinem Fall sind hier aber keine Fehler aufgetaucht.

Erkenntnisse

Die SharePoint Domain hat sich mit wenig initialem Aufwand umbenennen lassen. Auch der Benutzer Impact ist für eine solche Änderung verhältnismässig klein. Schön ist auch, dass die alte URL mit einem Redirect weiterhin funktioniert.
Als grösste Einschränkung oder potenzielle Quellen für Benutzeranfragen und somit Supportaufwände sind die Verknüpfungen und zuletzt geöffneten Elemente, welche nicht mehr funktionieren. Aus diesem resultiert das aus meiner Sicht grösste Risiko, dass jemand in "alten" OneNote weitere Bearbeitungen macht und nicht bemerkt, dass dieses nicht mehr synchronisierte. Dies könnte im schlimmsten Fall zu einem Datenverlust führen.

Trotz den möglichen Fehlern oder Einschränkungen kann die Umbenennung für Organisationen einen Mehrwert bringen. Mir kommen auf die schnelle eine Handvoll Kunden in den Sinn, die historisch bedingt einen falschen Firmennamen oder einen mit einem komischen Zusatz haben.