Microsoft Outlook bzw. Exchange Online bietet ab Oktober 2022 (Preview) / April 2023 (Current Channel) die Möglichkeit, Signaturen automatisch zu synchronisieren. Die Funktion wird automatisch aktiviert und der Benutzer wird durch ein kleines Popup darauf aufmerksam gemacht.
Nun kann es aber vorkommen, dass man die Signatursynchronisation auf bestimmten Geräten deaktivieren möchte. In diesem Blogbeitrag werden wir uns näher mit diesem Thema befassen und ich zeige dir, welche Möglichkeiten du zum Deaktivieren der Outlook-Signatur-Synchronisation hast.
Table of Contents
- Gründe zur Deaktivierung der Outlook-Signatur-Synchronisation
- Deaktivieren via Registry (manuell)
- Deaktivieren via PowerShell
- Deaktivieren via PowerShell / Intune
- Zusammenfassung
Gründe zur Deaktivierung der Outlook-Signatur-Synchronisation
Es gibt mehrere Gründe, warum du die Outlook-Signatur-Synchronisation deaktivieren möchtest. Hier sind einige der häufigsten Gründe:
- Geteiltes Postfach: Bei lizenzierten geteilten Postfächern, die vollständig eingebunden sind, wird durch die Synchronisierung deine Signatur jedes Mal überschrieben, wenn sie jemand anders, der das Postfach ebenfalls eingebunden hat, ändert.
- 3rd-Party: Einige Drittanbieter-Plugins, die mit Outlook kompatibel sind, können Probleme mit der Signatur-Synchronisation verursachen. Wenn du also ein Plugin installiert hast, das deine Signatur beeinflusst oder ändert, kann das Deaktivieren der Synchronisation verhindern, dass unerwartete Änderungen an deiner Signatur auf anderen Geräten vorgenommen werden.
- Persönliche Präferenz: Möglicherweise möchtest du auf bestimmten Geräten eine andere Signatur verwenden als auf anderen. Durch Deaktivieren der Synchronisation kannst du verschiedene Signaturen auf verschiedenen Geräten verwenden.
- Berufliche Gründe: Wenn du mehrere Konten verwendest und auf verschiedenen Geräten arbeitest, möchtest du möglicherweise unterschiedliche Signaturen für verschiedene Konten verwenden. Das Deaktivieren der Synchronisation ermöglicht dir die Verwendung unterschiedlicher Signaturen auf verschiedenen Geräten.
Deaktivieren via Registry (manuell)
Eine Settings Catalog / GPO Setting gibt es leider (noch?) nicht.
In der Zwischenzeit können wir die Einstellung aber mit einem Registry Key Eintrag machen.
Der Eintrag ist der Folgende:
| Pfad | HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\ |
| Value name | DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle |
| Typ | DWORD |
| Value data | 1 |
Um diesen zu erstellen, öffnest du im Startmenü den "Registry Editor":
Navigiere zum Eintrag "Setup" unter:
Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup
und erstelle mit einem Rechtsklick einen neuen Wert vom Typ "DWORD" mit dem Namen "DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle" und Inhalt "1":
Mit diesem Eintrag hast du die Synchronisation der Outlook-Signatur deaktiviert.
Deaktivieren via PowerShell
Um nicht die ganzen Schritte manuell durchklicken zu müssen, kannst du den Eintrag auch via PowerShell setzen.
Du benötigst dazu keine Administratorenrechte.
Dazu klickst du mit der rechten Maustaste auf das Windows-Symbol im Startmenü und wählst "Windows Terminal" aus (Bei älteren Windows Versionen "Windows PowerShell").
Anschliessend kopierst du den nachstehenden Code in das sich öffnende Fenster hinein und drückst [Enter].
$Path = "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup"
$Key = "DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle"
$KeyFormat = "dword"
$Value = "1"
if(!(Test-Path $Path)){New-Item -Path $Path -Force}
if(!$Key){Set-Item -Path $Path -Value $Value
}else{Set-ItemProperty -Path $Path -Name $Key -Value $Value -Type $KeyFormat}Code language: PowerShell (powershell)
Das wars schon, ab nun wird die Signatur auf dem Computer, auf welchem du das Script ausgeführt hast, nicht mehr synchronisiert.
Deaktivieren via PowerShell / Intune
Eine Settings Catalog / GPO Setting gibt es leider (noch?) nicht.
In der Zwischenzeit können wir die Einstellung aber mit dem bereits oben verwendeten Registry Key Eintrag machen.
Dazu verwenden wir das PowerShell Script von oben. Du findest das Script auch bei mir auf GitHub:
Den Inhalt kannst du einfach als ".ps1" Datei abspeichern und in Intune hochladen:
Devices > Windows > PowerShell scripts > + Add
Dem Paket gibst du einen aussagekräftigen Namen und optional eine Beschreibung:
Nun lädst du das Script hoch und stellst die Ausführung als User auf "Yes".
Zum Schluss weisst du das Script der gewünschten Zielgruppe zu und wartest, bis es angewendet wurde.
Das wars! 🙂
Zusammenfassung
In den meisten Fällen ist die Synchronisation der Signaturen in Outlook eine sehr willkommene und erwünschte Funktion. Es ist sehr schade, dass es in den Outlook-Einstellungen noch keine Richtlinie oder Option dafür gibt und ich hoffe, dass eine solche Option in Zukunft hinzugefügt wird.
