Microsoft Viva Briefing E-Mail ausschalten

Kurz gesagt: Schalte das Viva Briefing E-Mail Tenant-weit im Microsoft 365 Admin Center aus, oder gezielt per PowerShell (Set-UserBriefingConfig) für einzelne User und Gruppen.

Das neue Microsoft Viva Briefing E-Mail ist wie vor einem Jahr das Insights Mail standartmässig und Tenant-weit aktiv. Oft werfen diese Mails Fragen und Mistrauen auf. Gerade weil persönliche Informationen und Mails aufgelistet werden, kommt das Briefing nicht immer gut an. Zum Glück kannst du das Viva Briefing-E-Mail aber über mehrere Wege ausschalten.

Voraussetzungen für die PowerShell-Variante

Für die PowerShell-Option unten benötigst du das ExchangeOnlineManagement-Modul sowie ein Konto mit Exchange-Admin-Rechten im Tenant. Der Schalter im Admin Center benötigt kein Modul - nur Global- oder Exchange-Admin-Zugriff.

Wie kann ich das Viva Briefing E-Mail ausschalten?

Am einfachsten kann das Mail im Microsoft 365 Admin Center unter “Einstellungen > Einstellungen der Organisation > ‎Briefing‎ E-Mail von ‎Microsoft Viva‎” ausgeschalten werden:

Ausschalten per PowerShell für Benutzer und Gruppen

Alternativ kannst du das “Viva Briefing E-Mail” auch via PowerShell ausschalten. So kannst du das Briefing-E-Mail auch individuell für einzelne User oder Gruppen ausgeschalten:

# Exchange Online Connect (as Admin)
Connect-ExchangeOnline

# Einzelner Benutzer / Singel User
Set-UserBriefingConfig -Identity florian@scloud.work -Enabled $false # $true um wieder einzuschalten


# Gruppenbasiert
$Group2tunrOFF = ".Alle Tester"
$Group2tunrOFF_members = Get-DistributionGroupMember -Identity $Group2tunrOFF | Get-Mailbox
foreach($mbx in $Group2tunrOFF_members){
  Set-UserBriefingConfig -Identity $mbx.UserPrincipalName -Enabled $false # $true um wieder einzuschalten
}

Outlook Add-in “Viva Insight” entfernen

Wenn du die Deaktivierung vorgenommen hast, kann es ein, dass das Outlook Add-in dennoch aktiv ist. Dies kannst du aber im Exchange Admi center einfach und organisationsweit ausschalten.

Navigiere Dazu im “Exchange Admin Center” unter Organisation zu den Add-ins. In diese wählst du “Viva Insights” an und machst die Verfügbarkeit rückgängig.

FAQ

Reicht das Ausschalten im Admin Center, oder brauche ich auch PowerShell?
Das Admin Center schaltet das Briefing-Mail Tenant-weit aus. Für einzelne User oder Gruppen ist PowerShell (Set-UserBriefingConfig) nötig, da das Admin Center keine granulare Steuerung bietet.

Warum sehe ich das Outlook Add-in noch, obwohl ich das Mail deaktiviert habe?
Das Add-in “Viva Insights” ist unabhängig vom Briefing-Mail und muss separat im Exchange Admin Center deaktiviert werden.

Aktuelle Einstellung prüfen

Bist du dir nicht sicher, ob das Briefing-Mail für einen User bereits deaktiviert ist, frag es direkt ab, statt zu raten:

Get-UserBriefingConfig -Identity florian@scloud.work

Beachte: Das Deaktivieren des Mails entfernt Viva Insights nicht selbst - User können weiterhin über die Viva-Insights-App oder das Outlook-Add-in (falls noch aktiv) auf ihre persönlichen Insights zugreifen, auch wenn das Briefing-Mail deaktiviert ist.