Outlook Standard-Vorlage mit Intune (NormalEmail.dotm)

Ähnlich wie im Word gibt es auch für E-Mails in Outlook eine Vorlage Datei. Diese Outlook / Mail Vorlage kann einfach mit Intune und einem PowerShell Script bzw. Win32 App verteilt werden. Leider sind darin aber noch nicht alle Einstellungen enthalten. Zusätzlich gibt es einige Registry Einträge, die für die Standard-Schrift etc. benötigt werden.

Wie du das "Normal.dotm" für Word verteilen kannst, habe ich dir hier zusammengefasst.

Table of Contents

• PowerShell zur Verteilung der Outlook Vorlage
• Win32 App erstellen und hochladen
• Proactive Remediations für "Briefpapier und Schriftarten"
• Update der Outlook Vorlage verteilen

PowerShell zur Verteilung der Outlook Vorlage

Das Script besteht aus zwei Teilen. Im Ersten werden die Registry Einträge für die Standard-Schriften bei neuen Mails und Antworten gesetzt. Im Zweiten verteile ich das "NormalEmail.dotm", um auch die Formatvorlagen unter "Text Formatieren" zu haben.

Lade zu Beginn das ganze Paket über den Button oberhalb herunter.

Die Schrift (Briefpapier und Schriftarten) wird bei den Benutzern leider nur aktiviert, wenn das Outlook schon mal offen war.
Möchtest du sicherstellen, dass die Schrift bei allen Usern immer aktuell ist, empfehle ich dich ein Proactive Remediations Paket dafür zu erstellen.

In den ersten Zeilen musst du die Gewünschten Schriftarten und Grössen angeben. Diese sind in einem binären Format. Aber keine Angst, du kannst dir die Einstellungen einfach im Outlook zusammenklicken und dann die Variablen im Script einfügen.
Navigiere dazu im Outlook unter "Datei > Optionen > Mail > Briefpapier und Schriftarten".
Hier kannst du nun die Einstellungen vorbereiten.
Bitte verwende keine spezielle / custom Fonts. Diese werden bei externen Empfängern unformatiert angezeigt.

Die gesetzten Einstellungen findest du nun im Registry Editor unter:
Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings

Diese kannst du hier aber nicht ohne weiteres herauskopieren. Ich habe dir dazu nachstehende PowerShell Befehle zusammengestellt. Fürer diese aus und kopiere den Output in das "install.ps1" in die "Font Settings Outlook".
Tip: Führe jede Liene einzeln aus und die Übersicht besser zu behalten.

$($(Get-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings").ComposeFontComplex -join ",")
$($(Get-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings").ComposeFontSimple -join ",")
$($(Get-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings").ReplyFontComplex -join ",")
$($(Get-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings").ReplyFontSimple -join ",")
$($(Get-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings").TextFontComplex -join ",")
$($(Get-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings").TextFontSimple -join ",")Code language: PowerShell (powershell)

Hier ein Beispiel für die Ausführung der ersten Zeile. Den Output kopierst du dann in die Variabel $ComposeFontComplex zwischen die beiden "".

# Font Settings Outlook
$ComposeFontComplex = "60,104,116,109,108,62...."
$ComposeFontSimple = ""
$MarkCommentsWith = ""
$ReplyFontComplex = ""
$ReplyFontSimple = ""
$TextFontComplex = ""
$TextFontSimple = ""Code language: PowerShell (powershell)

Das "NormalEmail.dotm" bereitest du am einfachsten im Word vor. Du kannst dazu meine Version von GitHub herunterladen oder ein bestehendes "Normal.dotm" in "NormalEmail.dotm" umbenennen und so anpassen, dass es für dich passt.
Für die Konfiguration dieser Datei musst du im Script nichts anpassen, packe es einfach in das Paket und erstelle ein Win32 App daraus.

Mit dem "NormalEmail.dotm" setzt du die Formatvorlagen im Outlook:

Win32 App erstellen und hochladen

Sobald du die Registry Keys abgefüllt hast und dein "NormalEmail.dotm" Datei im Ordner abgelegt hast, kannst du aus dem Ganzen ein Win32 App erstellen. Dazu gehst du wie folgt vor:

1. Lade dir das aktuelle "Microsoft Win32 Content Prep Tool" herunter.
2. Öffne das Tool und gibt folgende Variablen ein:
   1. Pfad zum Ordner, beispielsweise: C:\GitHub\scloud\Normal mail template
   2. install.ps1
   3. Pfad zum Ordner, beispielsweise: C:\GitHub\scloud\Normal mail template

Anschliessend findest du das fertige win32 App mit dem Namen "install.intunewin" im angegebenen Ordner und kannst dieses im Microsoft Endpoint Manager unter "Apps > Windows +Add" hochladen.

Im ersten Schritt gibst du mindestens einen Namen, eine Beschreibung sowie einen Publisher an. Im Zweiten musst du folgenden Installations- sowie Deinstallations-Befehl hinterlegen.
Wichtig ist auch, dass der Installationskontext "User" angewählt ist.

In den "Requirements" achte darauf, dass deine verwalteten Betriebssysteme unterstützt werden. Eine spezielle Anforderung gibt es ausser Office 2016 aber nicht.

Bei der "Detection Rule" kannst du das vorbereitete "check.ps1" File aus meiner Vorlage hochladen.

Abhängigkeiten haben wir keine und müssen das Paket zum Schluss nur noch der gewünschten Gruppe zuweisen. Wenn du etwas wartest, oder dass App via Unternehmensportal installiert, hat der Benutzer die Outlook Standard Vorlage via Intune erhalten und du kannst sie jederzeit updateten oder löschen.

Proactive Remediations für "Briefpapier und Schriftarten"

Falls das Win32 vor dem ersten Start von Outlook auf einem PC installiert wurde, werden die "Briefpapier und Schriftarten"-Werte überschriebenen. Um doch sicherstellen zu können, dass die Schriftarten korrekt sind, kannst du ein Proactive Remediations Paket erstellen. Die Vorlage dazu habe ich dir wie gewohnt auf GitHub abgelegt.

Fülle im Detection- und Remediation-Script die Registry-Werte wie oberhalb im WIn32 App beschrieben ab und verteile das Paket Benutzerbasiert.

Update der Outlook Vorlage verteilen

Möchtest du ein Update deiner Vorlage vornehmen, kannst du dies, indem du das "NormalEmail.dotm" und / oder die Registry Einträge anpasst und die Version in der zweiten Zeile des "install.ps1" sowie "check.ps1" anpasst. Anschliessend kannst du das Win32 App neu paketieren und in der vorhandenen App im Endpoint Manager hochladen. Vergiss nicht auch das "check.ps1" erneut hochzuladen!